• Competentie:
                (2) Ondernemen en publishing

🏆 Case: 'I Got The PowerBI'

Situatie

Bij de uitgeverij waar ik sinds januari 2020 werkzaam ben, ontwikkel ik o.a. marketing automatisatie. Dit doe ik door middel van verschillende gegevensbronnen die ik koppel vanuit verschillende systemen. Een complexe situatie waarin ik probeer om allerlei acties op een juiste wijze te verwerken. Momenteel is er geen mogelijkheid om dit met eenvoud bij te houden behalve vele tekstbestanden met daarin deels incomplete verwerking. Mijn collega, wie een toezichthoudende rol heeft op alle marketing, heeft weinig inzicht tussen binnenkomst van gegevens en of diegene ook echt benaderd is.

Taak

Als oplossing ben ik gaan kijken naar een nieuwe opbouw van de processen. Deze moeten op een manier worden ingericht die zorgt voor een registratie van alle acties. Op deze manier kunnen we analyse uitvoeren op de acties en o.a. voorspellen welke aantallen bijvoorbeeld bij het callcenter komen. Dit stuurt daar de bezetting aan.

Activiteiten

Testing, one uiting, two uiting, three uiting
Voor het aanpassen ben ik begonnen met het ombouwen van alle processen. Deze moeten nu in gecodeerde stappen berichten sturen. Toen ik dit gedaan heb ben ik via PowerBI, een tool voor statistiek, aan de slag gegaan met een dashboard voor het team.

Dit dashboard heb ik opgezet in twee delen: daadwerkelijke statistiek per stap, en een forecast op basis van de bestaande uitgevoerde stappen.

Resultaat

Het resultaat van de PowerBI is dat enkele uren zoeken door databases met ingewikkelde formules, nu gereduceerd is tot een webpagina bezoeken. Daarnaast biedt de tool veel mogelijkheden voor o.a. de callcenter om hun personeel omlaag of omhoog te schalen afhankelijk van pieken in de TM-forecast.


Met de PowerBI kunnen we ook valideren of het aantal leads (bv. gratis account) ook allemaal door de processen lopen. Of dat sprake is van een dataprobleem.

 

Reflectie

De tool is uit noodzaak gebouwd om mijn werkzaamheden makkelijker en overzichtelijker te maken. Waar ik niet over na had gedacht is dat een dashboard ook veel nuance vereist. Ik kreeg plots veel meer vragen van het team. “Waarom die dag zoveel? Waarom weinig?”. In de toekomst zou ik betere afspraken maken voor waar het dashboard zich aan ontleent.